Elektronische Rechnung

Copyright: FreepikIm Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Pflicht zur Umstellung auf die elektronische Rechnung geregelt. Dies gilt ab 2025 für Unternehmen im B2B-Geschäft. Neben den zulässigen Formaten wurden auch Übergangsfristen festgelegt.

Ist die Leistung erbracht oder das Produkt verkauft, heißt es: Rechnung schreiben. Geht diese noch in Papierform an den Kunden, entstehen dem Unternehmen Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand. Umgekehrt kommt bei Eingangsrechnungen der zeitliche Aufwand für das Einscannen hinzu. Nur so lassen sich die Belege unternehmensintern oder in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater unkompliziert weiterverarbeiten. Doch beides gehört im B2B-Geschäft bald der Vergangenheit an. Denn ab Januar 2025 wird hier die elektronische Rechnung Pflicht. Die umsatzsteuerlichen Regelungen dazu sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat.

Hintergrund des Gesetzesvorhabens

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung gliedert sich in die sogenannte ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ein. Dahinter verbirgt sich das Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the digital age)“. In dessen Rahmen ist auch ein elektronisches Meldesystem geplant, das die Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Der Zeitplan sah dafür bisher den 1. Januar 2028 als Starttermin vor. Aktuell wird jedoch eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert.

Ein Beschluss des Europäischen Rates ermöglicht es aber, dass Deutschland bereits im Vorgriff auf die neuen Regelungen mit Beginn des Jahres 2025 elektronische Rechnungen verbindlich vorschreiben kann. Die Genehmigung dazu erfolgte im Juli 2023.

Definition des Rechnungsbegriffs

Ab dem Januar 2025 gilt es für Unternehmerinnen und Unternehmer zwischen elektronischen Rechnungen – oder auch kurz eRechnungen – und sonstigen Rechnungen zu unterscheiden. Die eRechnung ist demnach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Außerdem muss sie ihre elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der zugehörigen Syntaxen entsprechen. Diese ist in der RL 2014/55/EU festgehalten und entspricht der CEN-Norm EN 16931.

Zu den sonstigen Rechnungen gehören künftig Rechnungen in Papierform oder solche, die in einem anderen elektronischen Format erstellt wurden. Dies können zum Beispiel per E-Mail versandte PDF-Dateien sein. Dabei müssen Unternehmen im B2B-Geschäft allerdings beachten, dass Rechnungen im PDF-Format ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung gelten.

Was die eRechnung kennzeichnet

Die elektronische Rechnung kann vollkommen automatisch weiterverarbeitet werden. Dazu muss sie in einem nach der EU-Norm 16931 strukturierten Format ausgestellt sein. Dabei handelt es sich um ein rein semantisches Datenformat. Dieses ist ohne den Einsatz eines Visualisierungsprogramms für Menschen nicht lesbar, sondern nur für die maschinelle Verarbeitung geeignet. Umsetzbar ist solch ein strukturiertes Format über verschiedene Standards und Spezifikationen. Die europäische Norm gibt das XML-Format vor. Die Länder können in diesem Rahmen ihre eigenen Anforderungen definieren.

Bisheriger Umgang mit elektronischen Rechnungen

Nach dem Umsatzsteuerrecht sind eRechnungen den Papierrechnungen bereits seit 2011 gleichgestellt. Ende 2019 wurde schließlich die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, derartige Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Am 27. November 2020 folgte dann für Unternehmen die Pflicht, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Zahlreiche Länder erließen seitdem gleichlautende Vorschriften. Entsprechend blieb Unternehmen zuletzt nur im Geschäft mit ihren übrigen Kunden eine Wahl über die Form ihrer Rechnungen.

Zulässige Rechnungsformate

Doch auch wenn viele Unternehmen durch Auftraggeber der öffentlichen Hand bereits mit der elektronischen Rechnungslegung vertraut sind, stellt sich bezüglich der neuen Regelungen die Frage nach dem künftig zulässigen Format. In einem Schreiben vom 2. Oktober 2023 hatte das Bundesfinanzministerium dazu erste Hinweise gegeben. Demnach entspricht die auch im öffentlichen Auftragswesen verwandte XRechnung dem geforderten europäischen Format. Das Gleiche gilt für das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1.

Grundsätzlich können jedoch auch weitere Formate zulässig sein, sofern sie die Anforderungen der europäischen Norm erfüllen. Beispielsweise kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). 

Für das in bestimmten Bereichen der Wirtschaft wichtige EDI-Verfahren wird derzeit an einer Lösung gearbeitet. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, das aus einem PDF-Dokument in Verbindung mit einer XML-Datei besteht, erhält künftig der strukturierte Teil den Vorrang vor der Bilddatei.

Verpflichtung zu Empfang und Ausstellung von elektronischen Rechnungen

Unternehmerinnen und Unternehmer sind bei Geschäften mit anderen Unternehmen verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführen. Ausnahmen gelten nur bei steuerbefreiten Umsätzen. Haben die Beteiligten ihren Sitz im Inland, muss diese Rechnung ab dem 1. Januar 2025 als elektronische Rechnung erstellt werden.

Außerdem müssen Unternehmen ab diesem Termin im B2B-Geschäft sicherstellen, dass sie eRechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt ebenfalls für Vermieter, die durch Option steuerpflichtig an Unternehmen vermieten. Nicht betroffen sind jedoch Geschäfte im B2C-Bereich. Auch Kleinbetragsrechnungen über Beträge unter 250 Euro können weiter als Papierrechnung erstellt werden. Dies gilt ebenso für Fahrscheine und bestimmte steuerfreie Leistungen.

Da die Umstellung auf die eRechnungen für die Betroffenen mit erheblichem Aufwand verbunden ist, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen. Demnach dürfen bis Ende 2026 für alle Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform versandt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Formaten entsprechen, sind zulässig. Voraussetzung dafür ist allerdings wie bisher, dass der Empfänger zustimmt.

Für das Jahr 2027 gelten die Übergangsregelungen unverändert für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro. Wer diese Grenze überschreitet, kann bei Rechnungen für Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027 jedoch das EDI-Verfahren anwenden. Dabei kommt es nicht darauf an, ob sich die Informationen in ein der EU-Norm entsprechendes Format extrahieren lassen. Ab 2028 sind schließlich alle Unternehmen im B2B-Geschäft verpflichtet, eRechnungen auszustellen und zu übermitteln.

Weitere Informationen zum Thema eRechnung unter www.ihk-bonn.de | Webcode @4119

Von Martina Schäfer, FINIS Kommunikation