E-Rechnung

Informationen zur E-Rechnungspflicht

Seit dem 01.01.2025 gilt im b2b-Bereich die E-Rechnungspflicht. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, zum Stichtag E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand bestehen zum Teil Übergangsfristen. Die wichtigsten Fragen sollen hier – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – angesprochen werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung

  • wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen
  • ermöglicht eine elektronische Verarbeitung und
  • entspricht der Syntax der europäischen Richtlinie 2014/55/EU (CEN-Format EN 16931) oder einem zwischen den Parteien vereinbartem Format (EDI-Verfahren), entsprechend EU 16931 oder interoperabel

Rechnungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, gelten ab dem 1.1.2025 als sonstige Rechnung. Darunter fallen zum Beispiel

  • Papierrechnungen
  • Elektronische Formate, die nicht EN 16931 konform sind, z.B. PDF-Dateien

Als reiner Datensatz sind E-Rechnungen für das menschliche Auge nicht lesbar. Erst Visualisierungsprogramme von Software-Anbietern stellen die Datensätze in einer für Menschen erfassbaren Weise dar.

In diesem Zusammenhang ist auf sogenannte hybride Formate, insbesondere das ZUGFeRD-Format, hinzuweisen. ZUGFeRD beschreibt einen Dateistandard, der neben dem jeweiligen strukturierten Datensatz zusätzlich ein PDF generiert. 

Bei hybriden Formaten gilt im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil der Vorrang der strukturierten Daten. Im Rahmen der sogenannten GoBD (siehe sogleich) sind Betroffene daher gehalten, ihren steuerlichen Pflichten auf Grundlage der strukturierten Datensätze nachzukommen.

Wer ist von der Einführung betroffen?

Die E-Rechnungspflicht greift bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen zwischen Unternehmer/innen für deren Unternehmen (b2b), sofern beide Parteien im Inland ansässig sind. 

Dabei ist zwischen Empfang und Versand einer E-Rechnung zu unterscheiden:

  • Ohne Ausnahme- oder Übergangsvorschriften ist im Verhältnis b2b jede/r Unternehmer/in verpflichtet, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
  • Für den Versand von E-Rechnungen gelten folgende Übergangsbestimmungen: 
    - Bis zum 31.12.2026 kann für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027 ausgeführt werden, statt der E-Rechnung auch eine Papierrechnung oder - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (PDF) übermittelt werden
    - Bis zum 31.12.2027 kann für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028 ausgeführt werden, statt der E-Rechnung auch eine Papierrechnung oder - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (PDF) übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat
    - Bis zum 31.12.2027 kann für Umsätze, die nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028 ausgeführt werden, - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - die Rechnung in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 übermittelt wird
    - Eine Ausnahme von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen besteht zudem gemäß § 34a UStDV für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung gelten ab dem 01.01.2025 neue Umsatzgrenzen: Die Regelung kann in Anspruch nehmen, wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 25.000 Euro hatte und im jeweils laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro Umsatz nicht überschreiten wird (Nettobeträge)
  • Folgende Rechnungen können immer, unabhängig von der Unternehmensgröße, als sonstige Rechnung (Papier, PDF) ausgestellt werden:
    - Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro
    - Fahrausweise
    - Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen

Wie wird eine E-Rechnung verschickt und empfangen?

E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden. Der einfachste Weg ist das Versenden der Rechnung per E-Mail. Aber auch die Bereitstellung über eine sonstige Schnittstelle oder der Download über ein (Kunden-)Portal kommt in Betracht. 

Eine Ausnahme stellt die Rechnungstellung an bestimmte Behörden dar. In diesem Verhältnis (b2g) sind Lieferanten und Dienstleister verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch in einem zugelassenen E-Rechnungsformat über eigens eingerichtete Schnittstellen einzureichen. Für Bundesbehörden in Deutschland sind dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Informationen über die E-Rechnungspflicht gegenüber Landesbehörden in NRW erhalten Sie unter E-Rechnung in NRW | Vergabe.NRW.

Diese Pflichten bei der Rechnungsstellung gegenüber Behörden gelten großenteils unabhängig von den Neuregelungen im Verhältnis b2b.

Was ändert sich durch Einführung der E-Rechnung in der Buchführung? 

Die E-Rechnungspflicht betrifft Fragen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Bei den GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die vom Bundesfinanzministerium am 11.3.2024 (als Neufassung) veröffentlicht wurde.

Nach den GoBD sind beim Rechnungsaustausch die Grundsätze der Vollständigkeit, Richtigkeit, der zeitgerechten Buchung, der ordnungsgemäßen Aufbewahrung (gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen) und der Unveränderbarkeit einzuhalten.

Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob Unternehmer/innen E-Rechnungen senden und empfangen oder, sofern z.B. Ausnahmevorschriften gelten (siehe oben), noch sonstige Rechnungen verwenden. Die Einführung der E-Rechnung sollte den Betroffenen aber als Anlass dienen, ihre Buchführung auf GoBD-Konformität zu überprüfen. Zu den wesentlichen Schritten gehört hier neben der Auswahl geeigneter Software vor allem ein revisionssicherer Archivierungsprozess und eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation.

Einzelfragen und weitere Hinweise

  • Die Finanzverwaltung hat ein Visualisierungstool für E-Rechnungen bereitgestellt. Die strukturierten Datensätze können mithilfe des Tools für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden
  • (weitere) Einzelheiten zu rechtlichen und technischen Umsetzungsfragen (beispielsweise auch zur GoBD-konformen Archivierung) finden sich im BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Dabei handelt es sich um verbindliche Anweisungen und Klarstellungen zum Thema E-Rechnung seitens des Bundesministeriums für Finanzen an die untergeordneten Finanzbehörden